Våra tankar, insikter och lärdomar om:
VAD innebär samarbete i världsklass?
I ett högpresterande team med samarbete i världsklass vet alla inblandade vem som gör vad, varför de gör det och hur målen ska nås. De har fått rätt förutsättningar och kompetens att genomföra sin del av arbetsuppgifterna för att tillsammans nå teamets mål.
VARFÖR är samarbete i världsklass viktigt?
I en organisations utveckling och fortlevnad är det viktigt att medarbetarna i teamen arbetar effektivt och presterar på en hög nivå för att uppnå organisationens ekonomiska mål. Det är själva villkoren för en långsiktig överlevnad. Grundförutsättningen för att lyckas med dessa mål är att bygga högpresterande team som besitter en väl utvecklad samarbetsförmåga både internt och externt mot kunder.
HUR skapar vi samarbete i världsklass?
När de strukturella faktorerna är intrimmade och används på ett effektivt sätt behöver man även addera de mjuka delarna eller de kulturella faktorerna för att få till samarbete i världsklass. Dessa handlar om kommunikation, respekt, psykologisk trygghet, förtroende med mera. Ni kan läsa mer om det i artikeln; Samarbete i världsklass – kulturella faktorer.
Tanka Tanken med Tänkvärda Tankar:
”There are no secrets to success. It’s the result of preparation, hard work and learning from failure”
Colin Power
”People forget how fast you did a job – but they remember how well you did it”
Howard W Newton
”Employees at all levels will perform measurably better if they know how they are performing”.
Baker
”Teams do not become teams just because we call them teams or send them to team-building workshops”.
Katzenbach and Smith
”Training, training, retraining, then more training, and if I have to say it again then you just don’t get it”.
Tom Peters
”There is no substitute for knowledge”.
Deming
Samarbete i världsklass – strukturella faktorer
Att förstå sambanden. När vi går in som managementkonsulter i en organisation för att ge stöd och support till olika team är det viktigt att inte bara förstå gruppdynamik eller hur man bygger framgångsrika team. Det är också viktigt att förstå hur andra affärskritiska faktorer påverkar samarbetet och teamets prestationer.
Att bygga ett högpresterande team kan liknas vid att baka en kaka. Det gäller att inte bara ha rätt ingredienser, man måste också ha bra ingredienser som bakas ihop i rätt ordning. Hoppar man över några steg eller rör ihop det i fel ordning är risken stor att allt blir en misslyckad deg som ingen tycker om och detta gäller även när man skapar samarbete i världsklass.
Denna artikel handlar om hur de strukturella faktorerna hänger ihop och samverkar. När det gäller de mjuka delarna eller de kulturella faktorerna kan ni läsa mer i artikeln, Samarbete i världsklass – kulturella faktorer, där vi beskriver hur de kulturella faktorerna samverkar och stödjer varandra på ett logiskt sätt. Naturligtvis behöver de strukturella och kulturella faktorerna integreras med varandra för att maximera resultaten.
Strukturella problem. Det första steget är att identifiera vilka strukturella problem eller behov som hämmar samarbetet. Vad behöver vi förbättra? Vilka är de stora bromsklossarna i teamet? När vi har bearbetat och löst problemen är det som att släppa på bilens handbroms, den rullar så mycket lättare. Det är svårt att skapa en god arbetsmiljö med högpresterande team som hela tiden brottas med återkommande strukturella problem.
Mål. Nästa steg är att bli klar över vilka mål man gemensamt skall arbeta mot. Den absolut vanligaste orsaken till att samarbetet haltar enligt flera undersökningar är att medarbetarna upplever att målen inte bara är formulerade på ett otydligt sätt utan även bristfälligt kommunicerade. Vi arbetar med MURAT-modellen som står för att målen bör vara Mätbara, Utmanande, Realistiska, Accepterade och Tidsatta för att uppnå en hög effektivitet.
Kompetens. När mål och strategier är kommunicerade gäller det att se över om teamen har rätt kompetens för sin uppgift. Att göra en kompetensinventering, lägga upp en plan och kompetensutveckla är en åtgärd och god investering som ökar både organisationens effektivitet och genomförandekraft.
Roller. Att förstå sin egen och andra teammedlemmars roller främjar samarbetet och minska spänningar i en grupp. Människokännedom är en underskattad kompetens. För att öka kompetensen om gruppmedlemmars olika roller finns det olika utvecklingsprogram på marknaden som exempelvis KommunikationsStilar, Disc, Insights mfl. Vi planera att skriva en separat artikel om dessa program framöver. Vill du veta mer redan idag, är det bara att ringa oss så berättar vi vad som är viktigt att tänka innan ni väljer program.
Ansvar. Att fördela ansvar, delegera mål och uppgifter mellan medarbetarna är ett viktigt steg för att skapa självgående team. Om teammedlemmarna inte är klara över vilka deras ansvarsområden är blir det svårt att skapa engagemang och delaktighet. I ett längre perspektiv påverkar detta både prestationer och resultat. Winston Churchill uttryckte det så bra när han sa “The price of greatness is responsibility”.
Befogenheter. Att besluta vilka befogenheter som hör ihop med respektive ansvarsområde är nödvändigt för att öka effektiviteten. Ansvar och befogenheter hänger ihop och det måste finnas en balans mellan de två annars skapas det frustration. Om en medarbetare har ansvar för ett visst område men inte har motsvarande befogenheter så kommer det att skapa obalans, osäkerhet och en tröghet i samarbetet. Att delegera ansvar utan att tydliggöra vilka befogenheterna är, är ansvarslöst.
Effektiva arbetssätt, rutiner och metoder. Detta steg innebär att effektivisera alla flöden i teamens arbetsprocesser. Kom ihåg, att det svåra med all utveckling är att göra saker enkelt. Rutiner ska förenkla och effektivisera och inte bli en administrativ belastning. I detta steg är det också viktigt att involvera de medarbetare som är ansvariga för arbetssätt, metoder och rutiner för att uppnå en hög effektivitet i alla led.
Uppföljning och rapportering . I de anställdas befattningsbeskrivningar bör ansvar och befogenheter vara fastställda. Befattningsbeskrivningarna kan även innehålla till vem man rapporterar och hur uppföljningen av arbetet ska ske. Uppföljning handlar inte om kontroll av genomfört arbete utan mer om vad vi kan lära av exempelvis ett förbättringsprojekt.
Slarvar man med ovanstående steg, blir konsekvenserna smärtsamma. Otydliga mål leder ofta till att en osäkerhet eller missförstånd sprider sig i organisationen och i stället får vi lågpresterande team. När vi har hjälpt organisationer att skapa rätt strukturella förutsättningar förbättras resultaten snabbt och vi ser högpresterande team som orsaken till det.
